Actualizacion de costos con IA

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Actualización de costos con IA

Tabla de Contenidos

🎯 Objetivo del modulo

El modulo ayuda a mantener actualizados los costos de compra de los productos. Detecta productos cuyo costo necesita revisión, agrupa el trabajo por proveedor, conversa con el proveedor por correo y propone nuevos costos para que un usuario los revise antes de aplicarlos.

La IA no actualiza costos automaticamente sin aprobación. El usuario siempre aprueba qué cambios se aplican y cuáles no.

Esta guía cubre el uso funcional del módulo. No incluye configuración técnica, credenciales ni integraciones internas.

👀 Dónde se usa

El flujo principal se trabaja desde:

Compras > Productos > Sesiones de Actualización de Costos

Desde esa vista se pueden ver las sesiones creadas, su proveedor, los productos involucrados y el estado actual de cada gestión.

🔧 Antes de empezar

Para que el módulo pueda generar sesiones utiles, los datos funcionales deben estar completos:

Se debe configurar la voz de marca de la compañía: Ajustes -> Usuarios y Empresas -> Empresas. Entrar a la compañía y modificar el campo Voz de Marca para Proveedores en la pestaña Configuración IA.
Se debe configurar el tiempo predeterminado de vencimiento de los costos de productos: Ajustes -> Ajustes Generales -> Compras -> Período de Vencimiento de Costo de Producto.
El proveedor debe permitir comunicación asistida.
El proveedor debe tener definido el contacto y canal de comunicación que se usará para consultar costos.
La categoría del producto debe permitir actualización de costos con IA.
El producto debe tener fecha de vencimiento de costo. Este dato se puede ver en la pestaña Compras
El producto debe tener proveedor principal cargado en la pestaña Compras. El proveedor principal es el primero de la lista. En esta misma vista se establecen el nombre y código del producto según el proveedor, así como la divisa que este maneja.

Si falta alguno de estos datos, es posible que no se genere una sesión para el producto o que la sesión quede con advertencias.

✔️ Flujo de una sesión

Estados

Cada sesión representa una gestión de actualizacion de costos con un proveedor.

Nuevo: la sesión fue creada y todavia no se procesó.
Primer Contacto: ya se realizó el primer contacto al proveedor y se espera respuesta.
En Comunicación: hay intercambio con el proveedor, pero todavía no hay una propuesta final lista para revisar.
Alerta: la sesión necesita intervención del usuario. Puede faltar información, haber una respuesta ambigua o existir algun dato que impide continuar.
Listo: la IA generó una propuesta de actualización y esta lista para revisión.
Aprobado: el usuario aprobó cambios y ya fueron aplicados.
Cancelado: la gestión fue cancelada y no aplicará cambios.

Flujo de trabajo recomendado

Entrar a Sesiones de Actualización de Costos.
Revisar las sesiones en estado Alerta o Listo.
Abrir una sesión para ver el proveedor, los productos y el historial de mensajes.
Esperar la respuesta del proveedor cuando la sesión quede en Primer Contacto o En Comunicación.
Cuando la sesión pase a Listo, revisar el resumen de IA y las líneas de productos.
Marcar como Aprobado solo las líneas que se quieren aplicar.
Presionar Aprobar para confirmar los cambios aprobados.
Si la sesión no corresponde o no debe continuar, usar Cancelar.

Revisión de una propuesta

En la pestaña Productos se muestra una linea por producto o grupo de productos detectado.

Campos principales:

Producto: producto principal de la linea.
Productos Agrupados: cuando varios productos tienen el mismo código de proveedor y nombre de proveedor, se agrupan en una sola línea de la gestión. Aplicar los cambios de esta línea afecta a todos los productos agrupados.
Costo Actual: costo actual registrado.
Nuevo Costo: costo propuesto por la IA.
Moneda Actual/ Moneda Nueva: moneda actual y moneda propuesta.
Impuestos Incluidos: indica si la información recibida menciona impuestos incluidos.
Nombre Producto Actual/ Nombre Producto Nuevo: nombre de producto del proveedor actual y propuesto.
Código Producto Actual / Código Producto Nuevo: codigo de proveedor actual y propuesto.
Certeza: nivel de confianza estimado para la propuesta.
Comentarios: explicación o contexto de la propuesta.
Aprobado: casilla que el usuario marca para aplicar los cambios de esa linea.

Si los campos que representan la propuesta del agente (Nuevo nombre, nuevo código, nueva moneda) no tienen valor, significa que este no detectó un cambio.

Antes de aprobar, conviene revisar especialmente:

Que el proveedor sea el correcto.
Que la moneda propuesta sea correcta.
Que el costo tenga sentido frente al costo actual.
Que el impuesto incluido esté interpretado correctamente.
Que los productos agrupados realmente deban recibir el mismo costo.
Que el comentario y el nivel de certeza respalden la decisión.

Qué ocurre al aprobar

Al presionar Aprobar:

Solo se aplican las líneas marcadas como Aprobadas.
Las líneas no aprobadas quedan sin cambios.
Se actualiza el precio del proveedor.
Si corresponde, se actualiza la moneda del costo.
Si corresponde, se actualizan nombre y código de producto del proveedor.
Se actualiza el costo del producto segun la moneda usada.
La sesión queda en estado Aprobado.
Se envía un mensaje final al proveedor cuando corresponde.

Como manejar advertencias

Cuando una sesión queda en Warning, hay que leer el mensaje mostrado en AI Review.

Casos comunes:

El proveedor respondió con información incompleta.
La respuesta no permite identificar claramente el producto.
Falta precio, moneda o condición importante.
El mensaje recibido no pudo asociarse correctamente con un proveedor.
La IA necesita una instrucción o dato adicional del usuario para continuar.

Si la advertencia puede resolverse con una indicación interna, escribirla en Comentario de Usuario y presionar Procesar. Ejemplos:

"Usar la lista de precios adjunta como fuente principal."
"El proveedor llama al producto XYZ, pero corresponde a nuestro producto ABC."
"Ignorar la primera tabla y tomar los valores de la segunda."

Si la sesión no corresponde, presionar Cancelar.

Cancelación de sesiones

Usar Cancelar cuando:

La gestión ya no corresponde.
El proveedor no debe ser contactado.
La respuesta recibida pertenece a otra conversación.
El producto ya fue actualizado por otro medio.
La sesión fue creada con datos incompletos y conviene corregirlos antes de volver a intentar.

Cancelar una sesión no modifica costos.

💬 Historial de comunicación

La sesión conserva el historial de mensajes con el proveedor en el chatter.

El usuario puede revisar:

Mensajes enviados al proveedor.
Respuestas recibidas.
Adjuntos recibidos.

Los adjuntos pueden incluir documentos, planillas, imágenes o archivos de texto. Cuando la IA procesa la respuesta, usa esa informacion para preparar la propuesta de costos.

📬 Notificaciones

Los usuarios responsables reciben notificaciones cuando una sesión queda lista para revisar o requiere atencion. Si una sesión aparece en Listo o Alerta, conviene abrirla y resolverla para evitar que queden costos pendientes.

👍 Buenas prácticas

No aprobar líneas con baja certeza sin revisar el mensaje original del proveedor.
Verificar siempre moneda e impuestos antes de aprobar.
Revisar los productos agrupados antes de aplicar cambios masivos.
Usar Comentario de Usuario para aclarar ambiguedades en lugar de corregir manualmente una propuesta dudosa.
Cancelar sesiones que no correspondan, para que no queden como trabajo pendiente.
Mantener actualizados los datos de proveedor y contactos para que las comunicaciones se asocien correctamente.

ℹ️ Problemas frecuentes

No se crea una sesión para un producto

Revisar que:

La categoría permita actualización de costos con IA.
El producto tenga vencimiento de costo.
El producto tenga proveedor principal.
El proveedor permita comunicación asistida.
No exista ya una sesión activa para ese producto y proveedor.

La sesión quedó en Primer Contacto

Significa que se envió el primer contacto y se espera respuesta del proveedor. Revisar el chatter para confirmar el último mensaje enviado.

La sesión esta Listo pero no permite aprobar

Verificar que al menos una línea de producto tenga marcada la casilla Aprobado.

La sesión esta en Alerta

Leer el mensaje de advertencia. Si se puede resolver con una aclaración, escribirla en Comentario de Usuario y presionar Procesar. Si no corresponde continuar, cancelar la sesion.

El costo propuesto está en otra moneda

Revisar la moneda propuesta antes de aprobar. Al aprobar, el sistema actualiza el costo segun la moneda indicada en la propuesta.